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中关村孵化园:数据及时统计,联通业务信息,打造智慧数字化园区

北京中关村国际孵化器有限公司

地产 / 1-100人 / 组织办公系统 / 中国-北京

北京中关村国际孵化器有限公司,创立于2000年,隶属中关村发展集团,是科技部认定的“国家级高新技术创业服务中心”及创新基金服务机构。按照“政府引导,市场运作”的模式,国际孵化园利用政府及社会资源优势,为留学人员归国创业提供“孵化+创投”的全方位服务,截止2016年6月底,我园累计接纳了来自24个国家的800多位留学人员(40%为博士、53%为硕士)入园创业,共创办高新技术企业750多家,是全国留学生企业数量最多、最集中的孵化园之一。

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项目背景

当今是信息时代,数字化正在加速渗透社会的各个层面,信息的数字化越来越被重视,也给产业园区指引出发展新道路。因此,园区的数字化转型已变得很有必要。据IDC发布的《2019年中国智慧园区市场现状与预测分析》报告称,2019年数字化投资超1600亿元,未来三年增长近20%。那么,众多产业园区都在向数字化的方向靠拢,数字化也在重新定义园区。而作为全国留学生企业数量最多、最集中的孵化园之一的中关村孵化园,也提前做好了数字化转型的规划与准备。


业务痛点

日常数据的纸质记录,时间长,效率低

在园区的日常工作中,需要记录企业的一些数据,如:企业入驻申请、离园申请等,而这些过程采用传统的纸质填写申请表的方式,不但占用了企业人员比较长的时间,而且园区工作人员的后续工作也是一项繁杂、长时间的工作。

合同管理部门与财务部门协同性低

各部门之间的数据不互通,在企业入园时在合同管理部门创建了合同后,并未及时通知财务部门,最终经常出现两者间隔时间长,大大降低了业务整体协同效率。

反复性工作多,入驻企业满意度不高

在企业入驻一段时间后,想要进行合同续签、合同变更或合同解除时,企业仍需派专人到园区填写表格并提交相关文件,消耗了企业的人力和时间,严重影响了企业对园区的服务满意度。


解决方案

结合中关村孵化园区的痛点,氚云采用了表单引擎、流程引擎、规则引擎、报表引擎四大引擎,为园区构建一套便捷、流程标准的数字信息化系统,即用表单代替纸质登记,用流程引擎打通企业所有内部部门系统,用报表解决企业所有统计类业务。


关键应用场景

日常数据在线化

业务现状:

在过去,企业的入驻申请、离园申请等采用传统的纸质填写申请表的方式,此方式需要企业人员少则半天、多则一天的时间,而在企业填写资料后,园区运营人员需对这些纸质表格进行整理,并交由各部门自己负责保管,一旦需要统计某项数据,要在多个部门之间来回调用,很不方便。

解决方案:

结合中关村国际孵化器的业务,氚云平台上使用了表单、流程、报表等引擎分别搭建了收发文管理、行政管理、供应商管理、合同管理、财务管理的系统,使得这些常见业务可以在线上办理,数据也自然而然沉淀在平台上,再结合统计引擎模块,最终让园区运营人员可根据业务多维度进行数据统计。

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打通部门数据堡垒,实现业务流程妙级流转

业务现状:

就合同管理和财务管理来说,当企业决定入驻孵化园,就会进入合同创建阶段,打款紧随其后。但负责收款的财务部门本身是不知道是否有合同签订的,只有收到人工通知后才知道,两个部门之间的沟通就存在不固定的时间差。

解决方案:

采用氚云平台,基于日常数据的沉淀,使用流程引擎将有前后关联的模块做好流程配置化与数据处理,让各个环节之间实现快速有效的信息传递,甚至达到秒级通知。


园区的数字化服务闭环

业务现状:

除了企业的入驻申请,中关村国际孵化器还需处理入驻企业的后续工作,如合同变更、续签和解除等。而过去,此过程需企业派专人到园区提交相关文件,排队、填写申请和信息核对等环节一个都不可少,不但效率低,而且企业对园区满意度也不高。

解决方案:

氚云的流程引擎和自动化引擎,解决了企业从咨询到离园的数字化闭环,企业方便快捷的提交申请,园区也能及时处理和反馈给企业,大大提升了园区企业服务满意度。  


客户价值

借助氚云平台,中关村国际孵化器实现了日常数据在线化、流程标准化、统计实时化,现在资金计划提报流程至少节省了一半以上的时间,最少半天、最多两天即可完成业务的审批,园区工作效率整体提升了80%,节省企业时间70%,企业满意度达到95%以上。


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